Wie schreibt man ein professionelles Angebot?

Ein Angebot entscheidet, ob ein Auftrag zustande kommt und ob er später Ärger macht. Wer wissen will, wie schreibt man ein Angebot, das beides besteht, braucht drei Dinge: eine klare Leistungsbeschreibung, einen nachvollziehbaren Preis und eine Frist. Ich zeige dir, wie ich Angebote in meinem Studio aufbaue und welche Sätze darin stehen.

In meinen sechs Agenturjahren habe ich mehr Angebote geschrieben als Entwürfe. Das teuerste davon hatte eine einzige unklare Zeile: „Gestaltung Flyer inkl. Abstimmung“. Der Kunde verstand darunter beliebig viele Korrekturen. Am Ende waren es neun Schleifen für einen Preis, der mit zwei kalkuliert war. Seitdem steht in jedem meiner Angebote, was enthalten ist und was nicht.

Wie schreibt man ein Angebot richtig: Was es rechtlich ist

Ein Angebot ist im rechtlichen Sinn ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt das in Paragraf 145: Wer einem anderen einen Vertragsschluss anträgt, ist an diesen Antrag gebunden. Nimmt der Kunde das Angebot so an, wie es geschrieben ist, kommt der Vertrag zustande. Ein Angebot ist also kein unverbindlicher Preiszettel, sondern bereits die halbe Unterschrift.

Daraus folgt die wichtigste Regel für die Praxis: Alles, was im Angebot steht, schuldest du — und alles, was nicht drinsteht, wird später Verhandlungssache.

Bindung, Frist und Freizeichnung

Wie lange die Bindung gilt, bestimmst du selbst. Setzt du eine Frist, gilt sie, so steht es in Paragraf 148 BGB. Fehlt sie, bist du nur so lange gebunden, wie unter normalen Umständen mit einer Antwort zu rechnen ist. Das ist eine Auslegungsfrage, und genau die willst du vermeiden. Ich schreibe deshalb immer ein konkretes Datum hinein, meist 30 Tage ab Ausstellung.

Willst du dich nicht binden, brauchst du eine Freizeichnungsklausel. Formulierungen wie „freibleibend“, „unverbindlich“ oder „solange der Vorrat reicht“ schränken die Bindung ein oder heben sie auf. Ein freibleibendes Angebot gilt dann eher als Einladung an den Kunden, seinerseits zu bestellen. Für Dienstleistungen ist das selten sinnvoll, weil es Vertrauen kostet.

Angebot oder Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, kein verbindlicher Festpreis. Paragraf 649 BGB erlaubt dem Kunden, den Vertrag zu kündigen, wenn die Kosten den Voranschlag wesentlich überschreiten. Der Auftragnehmer muss ihn darüber rechtzeitig informieren. Ein Angebot mit Festpreis dagegen gilt so, wie es geschrieben ist. Für Rechtsfragen im Einzelfall ist eine Fachanwältin die richtige Adresse; für die Grundregeln reicht dieser Unterschied.

Was in ein Angebot gehört: der Aufbau Punkt für Punkt

Anders als für Rechnungen schreibt das Umsatzsteuergesetz für Angebote keine festen Pflichtangaben vor. Trotzdem gibt es einen Aufbau, der sich bewährt hat, weil er alle Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden. Mein Angebot hat immer diese Teile:

1. Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift und Ansprechperson
2. Datum und Angebotsnummer, damit sich Rückfragen eindeutig zuordnen lassen
3. Betreff mit Projektnamen, zum Beispiel „Angebot Nr. 2026-041: Geschäftsausstattung Schreinerei“
4. Kurze Einleitung mit Bezug auf das Briefing oder Gespräch
5. Leistungsbeschreibung in Positionen, jeweils mit Menge, Einheit und Preis
6. Summe netto, Umsatzsteuer und brutto
7. Bedingungen: Gültigkeit, Zahlungsziel, Korrekturschleifen, Nutzungsrechte, Termine
8. Abschluss mit dem Hinweis, wie der Kunde annehmen kann

Pflichtangaben für Unternehmen und Kleinunternehmer

Zwei Ausnahmen gibt es trotzdem. Ist dein Betrieb im Handelsregister eingetragen, etwa als GmbH oder eingetragener Kaufmann, gilt das Angebot als Geschäftsbrief. Dann gehören Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer hinein, bei einer GmbH zusätzlich die Geschäftsführung.

Richtet sich das Angebot an Privatkunden, müssen die Preise laut Preisangabenverordnung als Endpreise einschließlich Umsatzsteuer angegeben werden. Bei Geschäftskunden reichen Nettopreise mit ausgewiesener Steuer. Als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt die Regelung, solange der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Ein kurzer Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ verhindert Rückfragen.

Leistungsbeschreibung und Preis: wo Angebote scheitern

Die Leistungsbeschreibung ist der Teil, an dem die meisten Angebote später scheitern. Eine Position wie „Webseite“ sagt nichts. Eine Position wie „Webseite mit fünf Unterseiten, Gestaltung auf Basis des bestehenden Logos, Texte liefert der Kunde“ sagt genug, um später nicht zu streiten.

So sieht ein Ausschnitt aus einem meiner Angebote für eine Geschäftsausstattung aus:

Darunter steht ein Satz, den ich nie weglasse: „Jede weitere Korrekturschleife berechne ich mit 85 Euro pro Stunde.“ Das klingt hart, ist aber fair, weil der Kunde den Preis vorher kennt.

Was nicht im Angebot steht, ist nicht vereinbart. Was vereinbart ist, muss im Angebot stehen.

Ob du pauschal oder nach Stunden abrechnest, hängt vom Projekt ab. Pauschalen eignen sich für klar umrissene Leistungen wie ein Logo oder einen Flyer. Für offene Aufgaben wie laufende Betreuung ist ein Stundensatz mit geschätztem Rahmen ehrlicher. In beiden Fällen gehören die Nutzungsrechte ins Angebot: für welche Medien, in welchem Gebiet und für welchen Zeitraum der Kunde die Gestaltung verwenden darf.

Angebot schreiben für Dienstleistungen und Freelancer

Wer als Freelancer ein Angebot schreibt, verkauft keine Ware, sondern Zeit und Können. Das macht die Beschreibung schwieriger, weil sich Arbeit schlechter zählen lässt als Stück. Mein Ausweg sind Arbeitsschritte statt Ergebnisse: Briefing, Entwurf, Korrektur, Reinzeichnung, Übergabe. Jeder Schritt bekommt eine Position. Wie Freelancer grundsätzlich arbeiten und abrechnen, habe ich im Beitrag was ein Freelancer Job ist und wie er funktioniert beschrieben.

Das Prinzip gilt auch außerhalb der Gestaltung. Ein Angebot für Reinigung zum Beispiel braucht ein Leistungsverzeichnis: welche Räume, wie viele Quadratmeter, welcher Turnus. „Büroreinigung“ allein führt zu Streit über die Fensterbänke. „Unterhaltsreinigung von 180 Quadratmetern Bürofläche, dreimal wöchentlich, inklusive Sanitärbereich, ohne Glasflächen“ führt zu einem Vertrag, den beide Seiten gleich verstehen. Abgerechnet wird dort häufig pro Monat oder pro Stunde, Sonderleistungen wie Grundreinigung stehen als eigene Position darunter.

Für Dienstleistungen schreibe ich außerdem immer hinein, was der Kunde liefern muss. Texte, Fotos, Logodaten, Zugang zur Webseite — fehlt etwas davon, verschiebt sich der Termin. Steht das im Angebot, ist die Verschiebung kein Konflikt, sondern vereinbart.

Auch Auftraggeber profitieren davon. Wer zum ersten Mal überlegt, eine Marketing-Agentur zu engagieren, kann Angebote mit klaren Positionen direkt vergleichen. Bei Angeboten mit einer einzigen Pauschalzeile geht das nicht.

Formulierungen: Das Angebot per Mail versenden

Die meisten Angebote verschicke ich heute als PDF per Mail. Das PDF ist das Angebot, die Mail ist das Anschreiben dazu. Sie sollte kurz sein und drei Dinge enthalten: Bezug, Anhang, nächster Schritt.

So formuliere ich die Mail typischerweise:

Betreff: Angebot Nr. 2026-041 – Geschäftsausstattung Schreinerei Huber

Guten Tag Frau Huber,

vielen Dank für das Gespräch am Dienstag. Im Anhang findest du mein Angebot für Briefbogen und Visitenkarte, wie wir es besprochen haben. Es ist gültig bis zum 15. Dezember 2026. Wenn alles passt, genügt eine kurze Bestätigung per Mail, dann plane ich den ersten Entwurf für die Woche ab dem 7. Dezember ein.

Im Text oben duze ich, weil Frau Huber und ich uns duzen — sonst steht dort selbstverständlich das Sie. Für die Gültigkeit hat sich bei mir die Formulierung „Dieses Angebot ist gültig bis [Datum]“ bewährt. Sie ist eindeutiger als „30 Tage gültig“, weil niemand nachrechnen muss, ab wann die Frist läuft.

Die Betreffzeile behandle ich wie bei einem Newsletter: Sie muss im Posteingang sofort zeigen, worum es geht. Was eine gute Betreffzeile ausmacht, steht ausführlicher im Beitrag über Email Marketing mit klugen Newslettern.

Nach dem Versand: Nachfassen und Annahme bestätigen

Nach dem Versand warte ich eine Woche. Kommt keine Antwort, rufe ich an oder schreibe eine kurze Mail mit einer konkreten Frage: „Passt der Umfang so, oder soll ich eine Position anpassen?“ Diese Frage ist leichter zu beantworten als „Haben Sie schon entschieden?“.

Nimmt der Kunde an, bestätige ich das schriftlich. Eine Auftragsbestätigung wiederholt Angebotsnummer, Leistungsumfang, Preis und den nächsten Termin. Ändert der Kunde bei der Annahme etwas, etwa den Preis oder den Umfang, ist das rechtlich ein neues Angebot — dann muss ich zustimmen, bevor der Vertrag steht. Genau deshalb bestätige ich schriftlich, statt still loszulegen.

Angebot schreiben mit Vorlage: Muster sinnvoll nutzen

Vorlagen sparen Zeit, und für ein Angebot als Kleinunternehmer reicht oft eine gut gebaute Datei. Buchhaltungsprogramme und Textverarbeitungen bieten Muster an, die den Aufbau aus diesem Beitrag abbilden. Eine Vorlage ersetzt aber nicht das Nachdenken über die Leistungsbeschreibung. Ich nutze für alle Angebote dieselbe Grundvorlage und ändere nur die Positionen.

Darauf achte ich bei jeder Vorlage:

• Feste Felder für Angebotsnummer, Datum und Gültigkeit, damit sie nie fehlen
• Ein Block für Bedingungen mit Korrekturschleifen, Nutzungsrechten und Zahlungsziel
• Bei Kleinunternehmern der Hinweis nach Paragraf 19 UStG
• Ein Raster mit großzügigem Weißraum, damit Positionen und Summe auf einen Blick lesbar sind

Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt. Ein Angebot ist auch ein gestaltetes Dokument. Klare Spalten, eine lesbare Schrift in 10 bis 11 Punkt und eine hervorgehobene Summe zeigen, dass hier jemand sorgfältig arbeitet.

Häufige Fragen (FAQ)